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Tagesablauf Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung

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Tagesablauf Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung

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Ich bin 18 Jahre alt und mache eine Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten der Fachrichtung Kommunalverwaltung. Ich bin im ersten Ausbildungsjahr und momentan im städtischen Bildungszentrum (Volkshochschule) einer großen Stadt eingesetzt. Davor habe ich bereits ein Praktikum im Bürgeramt gemacht, unter anderem beim Standesamt.

Begleite mich einen Tag lang bei der Arbeit im Bildungszentrum!


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Täglich kommt sehr viel Post für das Bildungszentrum an: Bürgeranfragen oder innerstädtische Post aus anderen Dienststellen. Ich sortiere die Post in die verschiedenen Fächer. Die neu angekommenen Sendungen für mein Fachteam nehme ich mit und verteile sie gleich. Einige der Mitarbeiter/innen öffnen die Post sofort und erteilen mir Aufträge: Zum Beispiel muss ich die Honorarverträge der Sprachkursleiter/innen in die entsprechenden Ordner abheften.
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Momentan bin ich im Fachteam "Sprachen" tätig. Gerade wird das neue Kursprogramm erstellt. Ich telefoniere mit den Kursleiterinnen und -leitern, und frage, ob die Sprachkurse auch an den geplanten Terminen stattfinden können. Ich notiere, ob in bestimmten Kursen noch Plätze frei sind und wann passende Einstufungstests geplant sind. Die Anmeldungen für die bald stattfindenden Integrationskurse sind bereits eingetroffen. Ich lege die gesamten Akten für die Teilnehmer/innen an und hefte diese ab.
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Ich bin jetzt im Servicebüro eingesetzt. Hierhin kommen die Kunden, die sich persönlich über Angebote des Bildungszentrums informieren wollen. Eine Dame und möchte wissen, ob an dem für sie passenden Termin noch ein Platz im Französisch-Sprachkurs frei ist. Ich schaue im Computer nach: der Kurs ist voll. Ich schlage ihr einen Kurs mit demselben Niveau um 20:00 Uhr vor, in dem noch Plätze frei sind. Danach informiere ich zwei junge Männer über neue Schwedisch-Sprachkurse.

Dann mache ich eine halbe Stunde Mittagspause.
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Das Telefon klingelt. Eine Kursleiterin meldet sich krank. Ich schreibe eine E-Mail an die Teilnehmer/innen des Kurses und informiere sie über den Ausfall. Einzelne Teilnehmer/innen rufe ich an, wenn ich keine E-Mail-Adresse von ihnen habe. Flexibilität gehört in meinem Beruf dazu.

Dann bearbeite ich E-Mails: Ein Mann möchte sich von einem Vormittagskurs auf einen am Nachmittag ummelden. Ich schaue nach, ob noch Plätze frei sind und informiere den Kunden darüber. Danach melde ich ihn an dem Kurs an und schicke ihm einen Teilnahmeausweis.
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Über Änderungen der kommunalen Gesetze, Verordnungen und Verwaltungsvorschriften muss ich mich stets auf dem Laufenden halten. Wir arbeiten oft mit Gesetzestexten, zum Beispiel dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) oder der Vorschriftensammlung für die Verwaltung eines Bundeslandes. Sobald sich etwas an diesen Gesetzen geändert hat, erhalte ich eine Ergänzungslieferung und ändere sie dementsprechend. Wir dürfen die Gesetzestexte auch kommentieren, also an wichtigen Stellen Markierungen, Ergänzungen und Kommentare hinzufügen. So findet man sich leichter in den Gesetzsammlungen zurecht.
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A) Sie fügt zum Beispiel ein Sternchen mit einem Verweis auf einen ergänzenden Paragraphen zu einem bestimmten Gesetz ein.
B) Sie kann darin ihre Meinung zu dieser Bestimmung festhalten. Wenn sie das Gesetz falsch findet, hält sie das ebenso fest, wie wenn sie es besonders sinnvoll findet.
C) Sie schreibt sich besonders wichtige Merksätze in das Gesetz.

Zur Lösung:  Weiterscrollen








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Teilnahmeausweise und -bestätigungen, Rechnungen, Feedbackbögen für die Kursteilnehmer/innen, Honorarverträge oder Mahnungen - all das geht per Post an die Bürgerinnen und Bürger hinaus. Da das ganz schön viel ist, hilft mir eine Kuvertiermaschine beim Eintüten. Die gedruckten Briefe lege ich in die Maschine ein. Darin werden die Briefe gefalzt, in Kuverts gepackt und verklebt. Die fertigen Briefe bringe ich anschließend zur Post.

Dann kann ich nach Hause gehen. 

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