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Tagesablauf Personaldienstleistungskaufmann/-frau

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Tagesablauf Personaldienstleistungskaufmann/-frau

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Ich habe vor Kurzem die Ausbildung zur Personaldienstleistungskauffrau abgeschlossen und arbeite nun in meinem ehemaligen Ausbildungsbetrieb. Dort bin ich unter anderem für die Personalabrechnung zuständig.

Schau mir doch einen Tag über die Schulter!


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Am Anfang meines Arbeitstages schaue ich zuerst, welche E-Mails ich bekommen habe. Ich sortiere die E-Mails nach Dringlichkeit und bearbeite die wichtigen sofort. Dazu gehören beispielsweise Krankmeldungen des Personals, das die Firma im Hotel- und Gaststättengewerbe einsetzt. Wenn sich jemand krankmeldet, kümmere ich mich darum, dass Ersatz zur Verfügung steht.
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Nun kontrolliere ich die Stundenzettel des Personals eines gesamten Monats. Hier ist für jeden Tag eingetragen, wie lange jemand gearbeitet hat. Ich überprüfe, ob die Angaben korrekt sind, und schaue, ob jemand mehr oder weniger als vereinbart gearbeitet hat. Ich markiere mir mit Farben die Abweichungen, damit ich es leichter habe, die Minus- oder Plusstunden für den Monat zusammenzurechnen.
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Die Daten aus den Stundenzetteln übertrage ich am Computer in eine Tabelle. Die Namen und die Sollstundenzahl der circa 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in der Tabelle bereits voreingestellt, sodass ich nur noch die Abweichungen, also wenn jemand mehr oder weniger gearbeitet hat, eingebe. Da ich mir diese schon vorher farblich markiert und ausgerechnet habe, habe ich einen guten Überblick, welche Zahlen ich noch eintragen muss.

Nachdem ich damit fertig bin, mache ich Mittagspause.
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Wir haben einige Bewerbungsunterlagen erhalten, diese sichte ich nun. Ich schaue, welche bisherige Berufserfahrung die Bewerber/innen mitbringen und für welchen Standort sie sich bewerben. Ich fülle ein Dokument aus, auf dem ich Informationen wie Name, Adresse, Stundenumfang und auch Sprachkenntnisse eintrage. Vor allem Englisch ist im Hotel- und Gaststättengewerbe wegen des Kontakts mit internationalen Gästen wichtig. Wenn eine Bewerberin oder ein Bewerber infrage kommt, kontaktiere ich die- oder denjenigen entweder telefonisch oder per E-Mail, um einen Gesprächstermin zu vereinbaren.
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A) Englisch ist im Hotel- und Gaststättengewerbe wegen des Kontakts mit internationalen Gästen wichtig.
B) Im Unternehmen wird nur Englisch gesprochen, weswegen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter diese Sprache beherrschen müssen.
C) Eine große Anzahl der Kolleginnen und Kollegen stammt aus England.


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Nun empfange ich eine Bewerberin zum Vorstellungsgespräch. Nach der Begrüßung starte ich mit meinen Fragen. Ich möchte zum Beispiel wissen, warum sie sich bei uns beworben hat und welche Erfahrung sie bereits im Hotel- und Gaststättengewerbe gesammelt hat.

Die Bewerbungsgespräche finden teilweise auch telefonisch statt, da wir verschiedene Standorte, unter anderem auch in Österreich, haben. Ich mache dann einen Termin für ein Telefonat aus und kann hierbei schon feststellen, ob der Gesprächspartner infrage kommt.
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Nun mache ich noch die Vertragsunterlagen für einen neuen Mitarbeiter fertig. Diese schicke ich ihm per Post zu. Ich habe eine Checkliste, was ich ihm alles zukommen lassen muss. Dazu gehören zum Beispiel Arbeitsvertrag, Namensschild und Mitarbeiterausweis. Dazu mache ich mir eine Wiedervorlage am Computer, in der ich festhalte, bis wann ich die Unterlagen zurück brauche. Wenn ich sie bis dahin nicht bekommen habe, rufe ich an und frage nach.

Nachdem ich die Unterlagen in den Umschlag gepackt habe, bin ich fertig und kann Feierabend machen.
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